Consejos para llevar correctamente la contabilidad de un club deportivo

El primer aspecto que has de tener en cuenta es que la contabilidad se puede gestionar de dos maneras distintas. En clubes grandes o con un organigrama profesionalizado, a través de un tesorero que tenga contables a su servicio. Cuando se trata de una entidad pequeña, es ideal que la Junta Directiva y el tesorero deleguen esta función en una gestoría.

En todo caso, la profesionalización de los clubes obliga a tomar nuevas decisiones. Además, la legislación es más estricta que antaño y obliga a monitorizar la actividad. Esto supone un coste adicional, pero también más obligaciones legales que no se pueden soslayar.

Sea como fuere, sí hay una serie de elementos que se tienen que considerar y que dependen de empleados o directivos del club. Al fin y al cabo, no ser experto en contabilidad no implica desconocer unas pautas mínimas. Estos son los aspectos más relevantes:

1. Comprueba que tienes todos los libros que exige la ley

La legislación obliga a que dispongas de una serie de libros obligatorios que pueden ser consultados por las autoridades. Es relevante que lo sepas para tomar decisiones que, a la larga, influirán decisivamente.

Los libros que se tienen que incluir son los de Socios, Actas y los de Contabilidad (Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Mayor y Registro de Voluntarios). Esta información no es negociable y tiene que estar a disposición de la Administración. Huelga decir que estos documentos deberían estar disponibles cuando el club inicie su andadura.

En consecuencia, y como principio general, comprueba que dispones de estos documentos. Si alguno de ellos falta, probablemente tendrás problemas.

2. Registra con factura todos los movimientos

Los movimientos económicos que realice la entidad tienen que estar siempre justificados. Esto significa que tienes que contar con la factura de todas las compras o ventas que realices. Esta pauta te permitirá facilitar los movimientos.

Un descuadre siempre es problemático en cualquier entidad, pero mucho más en estas entidades. Por lo tanto, es conveniente registres hasta la compra más pequeña, también con tickets. No es necesario ser un experto, pero sí convendrá que guardes todos los documentos justificativos.

Lo ideal es que, al final de mes, incluyas esta información para que el responsable de hacer balances la utilice. Esta es la operativa más inteligente.

3. Comprueba las variaciones patrimoniales

Las variaciones patrimoniales son relevantes porque se tendrán que incluir en los libros de contabilidad. Si has comprado o vendido patrimonio del club, eso debería constar en la información contable. Esta información tiene un gran valor a nivel contable, pero también fiscal.

Por otra parte, recuerda que las amortizaciones son otro elemento relevante. Aunque el tesorero o el contable deberían realizar este trabajo de oficio, si tienes maquinaria propia, coches u otros bienes depreciables, tienes que hacerlo constar. Esto evitará sanciones que pueden resultar muy costosas.

La idea es que la contabilidad refleje el valor real del patrimonio del club. En consecuencia, conviene que seas estricto en este aspecto.

 

4. Clasifica las facturas

La clasificación de las facturas no es un asunto baladí, porque te puede hacer ahorrar tiempo y evitar problemas con Hacienda cuando liquides impuestos.

En primer lugar, tienes que recordar que hay facturas y recibos exentos de IVA. Por otra parte, cuando tienes que pagar una factura con IVA, conviene que compruebes cuáles son los tipos de gravamen que corresponden en cada caso. Esto te permitirá evitar problemas a la larga por fallos en las interpretaciones. No en vano, los bienes o servicios que adquieras tienen un valor distinto, así como los que comercialices tú.

Lo cierto es que la clasificación de las facturas es un trabajo necesario, de ahí que deberías hacerlo previamente. Así ahorrarás tiempo y se lo ahorrarás al encargado de hacer la contabilidad.

 

5. Realiza comprobaciones mensuales

Las comprobaciones mensuales son un complemento de lo que se ha indicado anteriormente. Un club deportivo que tenga una cierta actividad se encontrará con varias facturas al mes. Lo más sensato, en estos casos, es hacer comprobaciones mensuales.

Por otra parte, la confección del balance es una operación dinámica. Esto implica, por ejemplo, que no deberías esperar al final del ejercicio para realizarla. Si vuelcas la información todos los meses y la vas actualizando, las posibilidades de cometer errores se reducirán. La ventaja de trabajar así es que podrás corregir los descuadres antes.

Es importante que recuerdes que el objetivo final es perder menos tiempo y dinero. Al final, una buena administración tiene que ver con estas cuestiones.

 

6. Presenta los balances en tiempo y forma

La presentación de los balances en tiempo y forma es una obligación legal y tienes que supervisarla. Recuerda que los documentos que hay que presentar son los siguientes:

Declaraciones de IVA: en el caso de que se realicen actividades económicas, hay que presentar las correspondientes liquidaciones de IVA.

Balance contable: el balance contable anual es un aspecto fundamental porque lo solicita la Administración.

Conciliación bancaria: la conciliación bancaria es obligatoria, incluso en los pequeños clubes. Cuando se convoque Asamblea General, hay que hacer un resumen de ingresos y gastos y hacerlos constar.

Cuenta de pérdidas y ganancias: la cuenta de pérdidas y ganancias es necesaria a partir de un determinado volumen de ingresos. Cuando se realice una actividad económica regular, se tiene que hacer constar.

Hay que señalar que los clubes deportivos pueden o no generar una actividad económica. En el segundo caso, estarán obligados a pagar impuestos.

FUENTE: www.eae.es -  Academia Deportiva Virtual